渡邊オフィスにおける個人情報の取り扱いについて

「個人情報保護に関する法律」(以下「法」という。)に基づき、個人情報の保護および適正な管理、取扱いを行うため、以下のとおり個人情報保護に関する取り決めを定め、これを実行する。

基本方針

法令と社会秩序を尊重し、留学生及びその家族より提供された個人情報を管理・保護すべく、組織的な安全管理措置と従業者に対する適切な監督を行う。

個人情報の範囲

個人情報とは生存する個人に関する情報を指し、それらのうちの一つ又は複数の組み合わせにより個人を認識できるものも含む。

個人情報の利用目的の公表

個人情報は適正な手段で取得し、直接書面に記載された個人情報を取得する際はその利用目的を明示する。書面以外の方法で個人情報を直接または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の制限範囲内で取り扱うこととする。なお利用目的を変更する場合は速やかに通知、または公表する。

1) 留学手配業務を円滑に行う為
2) 留学に関する情報等を提供する為

個人情報の第三者への提供(日英共通)

あらかじめ留学生または保護者の同意を得ることなく、第三者に個人情報を開示しない。但し、以下に挙げる場合は除く。

1) 法令に基づく場合
2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要である場合で、かつ保護者の同意を得ることが困難な場合
3) 公衆衛生の向上、または留学生の健全な育成のための推進のため必要な場合で、かつ保護者の同意を得ることが困難な場合
4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに協力する場合で、かつ保護者の同意を得ることが事務の逐行に支障を及ぼす場合
5) 業務委託および共同利用する場合(翻訳業務、航空券、空港送迎、保険手配など第三者に委託することがある。これらに対し、個人情報の保護に必要な措置を講じていることを条件に、必要な情報のみ開示し、それ以外の目的での情報の使用を禁止する。なお、留学生本人及び保護者からの申し出により、第三者への提供を中止することができる。)

個人情報の開示、訂正の手続

会員もしくはその代理人からの求めに応じ、保有する会員の個人情報データの開示、変更、利用停止に対応する。
開示の対象としている【保有個人データ】の項目は以下の通り。

留学生及びその家族の1)氏名 2)住所 3)生年月日 4)性別 5)メールアドレス 6)電話番号及びファクス番号 7)学校名 8) ガーディアン・ファミリー 9) 試験結果 10) 成績表 11) パスポート詳細 12) ビザ詳細等

ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示しない。

  • 会員本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
  • 他の法令に違反する場合

なお開示しないと判断した場合にはすみやかに書面にて通知する。また、開示等の求めに関して取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみ取り扱うものとし、回答が終了した後、二年間保存し、その後廃棄する。「開示の求め」申し出先: 渡辺オフィス

個人情報の安全管理措置

個人情報について、適性かつ慎重に管理し、個人情報への不正アクセスならびに改ざん、紛失、漏えい等を防止するため、以下の十分な社内教育と厳重なセキュリティ対策を講じる。

1) 社員教育の強化:個人情報の取り扱いについて明確な方針を示し、個人情報を扱う全社員(派遣社員、パートタイマー、アルバイトを含む)を対象に指導する。
2) 内部規定の整備:個人情報保護に関する内部規定を整備し、個人情報の漏えい等に対しては、必要に応じて厳しい態度で臨むことを社内に周知徹底する。
3) データベースの安全管理措置:個人情報データベースへのアクセス環境について常に見直しを行い、改善を実施する。
4) 業務委託の適正化:業務委託契約を締結する際、業務委託の相手としての適性を十分審査し、個人情報保護に関するガイドラインに沿った契約書の内容とする。
5) 管理体制の強化:個人情報保護が適切に行われているかどうかについて、アクセスログの活用等、社内で監査できる体制を強化する。

本基本方針および当社の個人情報取り扱いに関するご意見、ご質問は下記まで

渡邊オフィス (平日9:30~17:30)

〒165-0035 東京都中野区白鷺2-6-22-301 TEL: 03-3336-0591  FAX: 03-3330-3280  E-MAIL: info@woffice.jp